Documentos: espacios, permisos y límites

Documentos (en el menú, bajo Proyectos) reúne lo que tu empresa escribe: manuales, políticas, actas y decisiones. Cada proyecto tiene su espacio dentro de su pestaña Documentos, y además puedes crear espacios de empresa para lo que no es de un proyecto.

Crear un espacio de empresa

1. En Documentos, pulsa Nuevo espacio.
2. Ponle un nombre (no se repite en la empresa) y elige ¿Quién entra?:
   • Todas las personas: todos leen; editan los administradores y quien tenga «Puede editar».
   • Solo miembros (desde el plan Empresa): solo los administradores y los miembros lo ven. Para los demás no existe, ni su nombre, tampoco en la búsqueda.
3. En Administrar espacio agregas personas con Puede leer o Puede editar, cambias el nombre o el acceso, y archivas.

Un espacio archivado queda de solo lectura para todos: se sigue leyendo y buscando, pero nadie crea, edita ni borra páginas hasta desarchivarlo.

Quién puede qué

	Leer	Editar y publicar	Borrar páginas
Espacio de un proyecto	Quien ve el proyecto	Administradores, PM, líderes y equipo	Administradores, PM y líderes
Espacio de empresa	Todas las personas, o solo los miembros	Administradores y «Puede editar»	Administradores y «Puede editar»

Una página que nunca se publicó solo la ve quien edita.

Plantillas y categorías

En Documentos › Plantillas y categorías:

• Plantillas de fábrica (acta de reunión, registro de decisión, manual o procedimiento), en el idioma de cada persona. No se cambian: se duplican para adaptarlas.
• Plantillas de la empresa, que crea un administrador. Las de un espacio las crea quien lo edita, desde Plantillas en el árbol del espacio. Son texto con formato, sin archivos.
• Al crear una página se elige la plantilla y su texto queda como borrador: cambiar la plantilla después no toca las páginas ya creadas.
• Categorías: cada página puede tener una, y sirven para filtrar la lista de un espacio y la búsqueda. Si borras una en uso, Gantlog te dice cuántas páginas quedan sin categoría.

Exportar

Desde cualquier página que puedas ver: Descargar en Word (lo publicado, con su formato, imágenes y adjuntos por nombre) o Imprimir o guardar como PDF. Los documentos también van en la exportación de todos los datos de la empresa.

Límites de cada plan

	Equipo	Empresa	Corporativo
Páginas	2.000	20.000	200.000
Espacios de empresa abiertos a todos	3	Sin límite	Sin límite
Espacios de solo miembros	No	Sí	Sí
Versiones que se conservan por página	20	100	500
Plantillas propias	10	Sin límite	Sin límite

• Cuentan las páginas publicadas y los borradores; lo que está en la papelera no (se borra solo a los 30 días). Un espacio archivado no cuenta entre los abiertos.
• Los archivos de las páginas cuentan en el almacenamiento de la empresa.
• Al 80 % de las páginas, los administradores reciben un aviso en la campanita y por correo, y otro al 100 %.
• Al llegar a un límite solo se deja de crear: las páginas, espacios y plantillas que hay se siguen editando.
• Si bajas de plan no se borra nada: los espacios de solo miembros siguen cerrados y crear queda bloqueado hasta volver al límite. Una página con más versiones que las del nuevo plan las conserva hasta que se vuelve a publicar; entonces se quedan las más recientes.

El uso de tu empresa está en Empresa, en el recuadro Documentos.